Frequently asked questions

Untuk versi UKM yaitu Accpro Trada, Accpro Servitia dan Accpro Strada, anda bisa mengevaluasi lebih dulu dengan mendownload versi demonya. Apabila anda merasa dapat memenuhi kebutuhan anda, klik tombol Beli pada produk yang anda inginkan. Setelah pembayaran kami terima, kami akan mengirimkan pesanan Anda berupa software Accpro Full Version disertai dongle dan buku Manual. Untuk versi premium yaitu Accpro Spectra, apabila anda merasa memerlukan demo, anda bisa menghubungi kami.

Accpro Trada digunakan terutama untuk perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, namun demikian perusahaan yang bergerak di bidang jasa juga dapat menggunakannya. Tetapi untuk perusahaan jasa yang tidak memerlukan modul Persediaan (Inventory) sudah tersedia varian khusus untuknya yaitu Accpro Servitia.
Sedangkan Accpro Strada mempunyai semua modul dan fasilitas yang ada pada Accpro Trada ditambah fasilitas yang ada pada Accpro Servitia, sehingga Accpro Strada dapat digunakan untuk perusahaan dagang dan jasa. Bedanya Accpro Trada dengan Accpro Strada adalah pada Accpro Strada ada fasilitas untuk input PO (Purchase Order), Pembelian dan SO (Sales Order) serta Penjualan (Sales Invoice) untuk barang-barang yang kategorinya Non Inventory atau Jasa tanpa perlu dibuatkan Kode Barangnya.

Accpro Spectra dapat digunakan untuk segala jenis usaha baik perusahaan dagang maupun jasa tetapi mempunyai fasilitas multi currency, multi departemen, multi tax, proyek, multi gudang serta Serial Number, Lot Number/Batch Number dan Expire Date. Modul yang hanya tersedia pada Accpro Spectra adalah modul Assembling, Job Order dan Fixed Asset. Apabila anda membutuhkan modul dan fasilitas Konsinyasi Masuk atau Konsinyasi Keluar maka hanya tersedia pada varian Accpro Spectra.

Semua varian Accpro tidak membatasi jumlah transaksi ataupun nominal transaksi. Jadi tidak ada pembatasan jumlah transaksi yang bisa diinput dalam 1 bulan (periode) ataupun pembatasan omzet.

Dongle berupa alat berbentuk seperti USB flash disk tetapi fungsinya bukan untuk menyimpan data tetapi berisi kode yang dimasukkan oleh pengembang software agar software bisa dijalankan. Jadi dalam hal ini fungsi dongle adalah sebagai kunci agar Accpro bisa dijalankan. Selama Accpro dijalankan, dongle harus tetap terpasang, oleh karena itu sebaiknya dongle tidak perlu dicabut. Masing-masing komputer yang akan menjalankan Accpro wajib dipasangi dongle.

Apabila terjadi kerusakan dongle, maka anda harus mengirimkan dongle yang rusak tersebut kepada kami sebagai syarat untuk mendapatkan penggantian. Kerusakan dongle dalam masa 12 (dua belas) bulan dari tanggal pembelian software akan dibebaskan dari biaya, sedangkan setelahnya akan dikenakan biaya penggantian dongle sebesar Rp. 300.000. Setiap dongle mempunyai Hardware Id yang berbeda dan setiap dongle yang kami keluarkan akan tercatat pada sistem kami. Perlu diketahui program dan data Accpro tidak disimpan pada dongle dan kerusakan dongle juga sangat jarang terjadi.

Dongle adalah bukti kepemilikan hak anda untuk menggunakan software Accpro. Oleh karena itu kalau terjadi kehilangan dongle, anda harus membeli bukan sekedar donglenya saja tetapi anda harus membeli paket accpro secara keseluruhan. Dongle hanya alat untuk memproteksi software Accpro dari pembajakan, oleh karena itu tidak sembarang dongle bisa digunakan untuk menjalankan Accpro, tetapi hanya dongle yang berasal dari kami sebagai developer Accpro yang bisa digunakan untuk menjalankan aplikasi Accpro.

Dibandingkan dengan registrasi menggunakan kunci registrasi, maka apabila komputer yang anda gunakan untuk menjalankan Accpro rusak, maka anda tinggal install Accpro pada komputer lain dan memindahkan dongle pada komputer tersebut, anda tidak perlu meminta ulang kunci registrasi dari pihak developer

Ya. Ini adalah salah satu kelebihan dongle yang lain. Dongle tidak hanya bisa digunakan pada komputer yang itu saja, anda bisa menggunakan pada komputer lain, tapi harus diingat jangan mencabut dongle pada komputer dimana aplikasi Accpro sedang berjalan. Keberadaan dongle akan selalu dicek setiap saat oleh program. Kalau anda mencabut dongle maka modul tidak lagi bisa diakses dan proses penyimpanan transaksi tidak dapat dilakukan.

Dongle dan data adalah 2 hal yang berbeda. Data Accpro tidak disimpan pada dongle, tetapi pada komputer dimana anda ingin menempatkannya. Demikian juga software Accpro tidak berada pada donglenya tetapi pada komputer dimana anda menginstallnya. Dongle hanyalah kunci untuk menjalankan Accpro. Kerusakan dongle juga sangat jarang terjadi.

Tergantung dimana anda menempatkan database Accpro. Karena Accpro adalah software akuntansi multi user maka bisa jadi anda menempatkan database tidak di komputer yang rusak tersebut. Kalaupun demikian, apabila harddisk masih bisa diakses dan diambil datanya maka mestinya database bisa diselamatkan. Kerusakan komputer adalah sesuatu yang harus diantisipasi, oleh karena itu lakukanlah backup secara berkala pada piranti lain diluar harddisk dimana anda menempatkan database Accpro. Kalau anda punya backupnya, maka anda tinggal merestorenya, fasilitas backup & restore tersedia pada Accpro.

Tidak. Baik apakah anda membeli Accpro paket 1 user, 2 user, dstnya, anda bebas menentukan jumlah user yang boleh menjalankan Accpro dan mengakses database tertentu.

User pada nama paket sebenarnya mengacu pada jumlah komputer yang bisa menjalankan Accpro, lebih tepatnya lagi jumlah dongle yang anda dapatkan. Karena untuk menjalankan Accpro diperlukan dongle maka tentunya apabila anda hanya mendapatkan 1 dongle maka hanya 1 komputer yang bisa menjalankan Accpro. Walaupun dongle bisa dipindahkan, tetap hanya 1 komputer yang bisa menjalankan Accpro karena dongle tidak boleh dicabut apabila aplikasi Accpro sedang berjalan.

Ya. Anda bisa membatasi modul dan menu apa saja yang bisa diakses user tertentu beserta wewenangnya, apakah bisa menambah data, mengedit, menghapus atau mencetaknya.

Artinya jika anda menginstall Accpro pada 2 atau lebih komputer, maka ke semua komputer tersebut bisa mengakses database yang sama dalam waktu bersamaan, tentunya ke semua komputer tersebut harus terhubung melalui jaringan LAN.

Tidak. Kami menyediakan beberapa varian dengan modul dan fitur yang berbeda. Anda tinggal memilih varian yang sesuai kebutuhan anda.

Ya. Itulah yang dimaksudkan dengan Accpro adalah software accounting multi company. Anda bisa membuat lebih dari 1 database yang berbeda, misalnya database A untuk perusahaan A, database B untuk perusahaan B. Jadi apabila anda adalah konsultan dalam bidang akuntansi, fasilitas ini sangat berguna bagi anda.

Ya. Accpro berjalan baik pada sistem operasi 32 bit maupun 64 bit

Accpro tidak menuntut spesifikasi komputer yang berlebihan. Hanya direkomendasikan minimum RAM (memory) adalah 1 GB, Processor Pentium IV (Pentium III pun tidak masalah), resolusi monitor 1024 x 768, sistem operasi : Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10

Ya. Karena ini terkait dengan fasilitas multi currency, maka fasilitas ini hanya tersedia pada varian Accpro Spectra.

Ya. Tidak perlu keahlian khusus untuk install Accpro. Menginstall Accpro seperti halnya anda menginstall software lainnya.

Sekitar 5 menit, bahkan kurang. Anda tinggal menjalankan file installer(setup)nya, kemudian klik next sampai finish.

Kalau ini adalah pertama kalinya anda menggunakan Accpro dan merupakan komputer pertama yang anda install Accpro, maka tentunya anda belum mempunyai database Accpro, maka pilih Buat Data Baru, tetapi kalau anda sudah membuat databasenya dan ingin komputer ini mengakses database bersangkutan sebagai defaultnya maka pilih Set Default Database.

Setelah anda memilih Buat Data Baru pada saat anda selesai install Accpro ataupun melalui menu File > Buat Data Baru kalau anda sudah mempunyai database Accpro dan ingin membuat database lainnya, maka lengkapi data perusahaan yang diminta meliputi nama dan alamat perusahaan, periode awal anda ingin mulai input transaksinya dan selanjutnya nama database dan folder dimana database akan ditempatkan. Kalau anda ingin database ini menjadi Default Database maka pastikan checkboxnya dalam keadaan tercentang.

Kalau anda menggunakan sistem operasi yang mempunyai fitur Virtual Store seperti halnya Windows 7 misalnya, maka jangan menempatkannya pada folder Program Files, karena akan dipindahkan oleh sistem operasi ke Virtual Store, ini akan membingungkan anda nantinya karena database yang anda tempatkan pada folder Program Files atau Program Files(x86) bukan lagi database paling up to date, kecuali anda mematikan fitur Virtual Store, Windows 7 tidak mengijinkan file yang berupa data ditempatkan pada folder Program Files atau Program Files(x86). Buatlah folder lain misalnya C:\Data Accpro atau D:\Data Accpro.

Tidak. Anda bisa menempatkannya pada komputer mana saja, sepanjang foldernya bisa diakses dari komputer lain yang menjalankan Accpro. Kalau anda mempunyai komputer yang berfungsi sebagai server, anda boleh menempatkannya di situ, kalau tidak, anda bisa menempatkannya pada workstation manapun.

Seperti diketahui, Accpro adalah software akunting multi company, artinya anda bisa membuat database Accpro lebih dari satu. Baik anda hanya mempunyai satu database atau lebih, ada satu yang harus jadikan default database, yaitu database yang otomatis akan dibuka tiap kali anda menjalankan Accpro.

Set Default Database hanya bisa dilakukan jika anda sudah mempunyai database Accpro lebih dulu, jika belum maka pilih Buat Data Baru. Kalau anda sudah mempunyai database Accpro apakah itu berada pada komputer dimana anda menjalankan Accpro atau komputer lain pada jaringan, maka pastikan anda bisa mengakses folder tersebut. Kalau anda memilih Set Default Database apakah itu pada saat anda install Accpro ataukah melalui menu File > Set Default Database, maka anda harus mencari dan memilih folder dimana database Accpro berada, kemudian pilih databasenya. Database Accpro adalah file dengan ekstensi dac.

Apabila anda sedang membuka default database atau database tertentu (sudah login), anda tinggal pilih menu File > Buka Data Perusahaan. Kalau anda belum login, maka klik Cancel lebih dulu, kemudian pilih menu File > Buka Data Perusahaan.

Master data adalah data dasar yang diperlukan agar anda bisa mulai input transaksi. Master data mencakup data customer, supplier, barang & jasa serta Chart of Account (COA). Data dasar pendukung lainnya adalah data satuan, valuta, terms of payment, dll. Kalau ada saldo awalnya maka piutang, hutang dan barang inventory perlu diinput juga saldo awalnya. Saldo awal piutang dan hutang berupa data invoice yang masih outstanding (belum lunas) pada saat anda mulai menggunakan Accpro.

Anda bisa melengkapinya sambil jalan. Yang penting master data yang diperlukan untuk input transaksi yang bersangkutan sudah tersedia. Khusus COA, sebaiknya anda input dulu sampai lengkap, bahwa di kemudian hari ada nomor perkiraan baru, anda bisa menambahkannya kemudian. Bahkan anda bisa mulai input transaksi walaupun saldo awal COA belum lengkap dan neraca awal belum balans.

Pertama kali anda mau mulai input transaksi, yang anda harus lakukan adalah melakukan Set Saldo Awal G/L lebih dulu, baik apakah saldo awal G/L sudah lengkap atau belum, masuklah ke menu File > Saldo Awal G/L kemudian klik tombol Set Saldo. Selanjutnya pilih menu Utilitas > Proses Awal Bulan, maka anda bisa mulai input transaksinya.

Ya. Accpro akan otomatis menghitungkan ulang saldo akun bersangkutan pada saat anda menyimpan perubahan yang anda lakukan.

Anda tinggal membuka periode bersangkutan melalui menu Utilitas > Proses Awal Bulan. Periode-periode sebelumnya masih tetap bisa anda input transaksinya sepanjang belum anda lakukan Proses Tutup Buku. Proses Awal Bulan hanya dilakukan untuk periode yang belum pernah anda lakukan proses awal bulannya, dan hanya bisa dilakukan jika tanggal komputer anda telah memasuki atau melebihi tanggal awal periode bersangkutan.

Tidak. Proses Tutup Buku hanya perlu anda lakukan jika anda menghendaki periode tertentu tidak bisa lagi ditambah atau diubah transaksinya. Suatu saat anda ingin menambah dan merubah transaksi pada periode tertentu, anda bisa mengaktifkannya kembali melalui menu yang sama yaitu Utilitas > Tutup Buku. Pilih periodenya, kemudian pilih Statusnya apakah Aktif atau Tutup Buku.

Proses Awal Bulan akan membuka periode baru dengan sebelumnya program menghitungkan saldo awal akun-akun untuk periode baru ini, sedangkan Tutup Buku fungsinya hanya menonaktifkan periode tertentu supaya tidak bisa lagi diubah atau ditambah transaksinya. Proses Awal Bulan pada Accpro adalah apa yang dilakukan software akuntansi lain pada proses Period End. Software Akuntansi yang memerlukan proses tutup buku biasanya adalah software akuntansi yang tidak bisa diedit lagi sama sekali periode yang sudah dilakukan tutup bukunya. Accpro dibuat sangat fleksibel, program akan menghitung ulang saldo akun periode yang anda edit sampai pada periode berjalan, sehingga proses tutup buku tidak menjadi keharusan.

Tidak ada fasilitas tutup buku tahunan pada Accpro, jadi tidak ada yang spesial yang harus anda lakukan pada akhir tahun. Anda bisa membuka periode awal tahun sama halnya seperti anda membuka periode-periode lainnya. Memang secara internal proses yang dilakukan Accpro adalah berbeda dengan apabila bukan periode awal tahun, tetapi user hanya perlu melakukan Proses Awal Bulan seperti biasa.

Ya. Sepanjang periode bersangkutan tidak anda nonaktifkan melalui Proses Tutup Buku, anda tetap dapat menambah dan mengedit transaksi tahun sebelumnya. Accpro akan memastikan saldo akunnya tetap terupdate sampai pada bulan berjalan. Data dan laporan tahun-tahun sebelumnya tetap dapat anda lihat.

Ya. Fasilitas ini hanya tersedia pada varian Accpro Spectra.

Beberapa anti virus menghalangi proses instalasi Accpro, anti virus seperti Avira mengira salah satu komponen pada Accpro adalah virus, jika demikian halnya anda harus menonaktifkan anti virus bersangkutan atau kalau anda tahu caranya buat pengecualian file yang dikira virus melalui fasilitas File Exception anti virus bersangkutan. Anti virus seperti Smadav, walaupun tidak menghalangi proses instalasi tetapi akan memunculkan false warning (peringatan palsu), dalam hal ini anda bisa mengabaikannya.
Untuk meningkatkan kenyamanan pengguna dan calon pengguna Accpro, mulai Accpro 3.6, kami telah mengganti komponen yang seringkali dideteksi sebagai virus (walaupun sebenarnya itu hanyalah kesalahan pendeteksian) dengan komponen lain sehingga proses download dan penginstallan bisa berjalan dengan lancar tanpa kendala.

Ada. Masuk ke menu File > Setup Preferensi, pada tab Format klik tombol Format Nomor Dokumen.

Bisa. Anda bisa input POnya dulu, kemudian pada transaksi pembelian tinggal panggil (memilih) POnya, tetapi bisa juga input pembelian langsung tanpa PO.

Kalau anda sering menggunakan transaksi PO untuk input transaksi yang tidak berkaitan dengan barang dagang misalnya pembelian Inventaris Kantor dan sebagainya, maka akan sangat merepotkan kalau anda harus membuatkan Kode Barang untuk barang yang mungkin sekali atau sesekali saja dibelinya. Kode Barang hanya diperlukan untuk barang yang perlu kita kontrol stocknya dalam hal ini adalah barang dagang atau persediaan. Lagipula membuatkan Kode Barang untuk barang yang bukan barang persediaan akan membuat daftar barang menjadi sangat banyak dan tidak relevan dengan esensinya. Master Barang & Jasa esensinya adalah untuk input data barang persediaan atau barang dagang atau jasa yang kita jual. Menggunakan opsi PO Lain-lain, anda tidak akan diminta oleh program untuk input Kode Barangnya, anda bebas mengetikkan deskripsi barangnya.

Ini masih terkait dengan opsi PO Lain-lain. Seringkali untuk PO yang demikian, anda hanya ingin mencetak POnya. Penerimaan barangnya sendiri tidak diinput melalui modul Purchase Invoice karena dirasa tidak ada urgensinya karena bukan barang dagang, lagipula pembeliannya tidak timbul Hutang, sehingga cukup diinput melalui modul Pengeluaran Kas / Bank. Daripada POnya menggantung terus karena tidak ada penerimaannya melalui modul Purchase Invoice, maka sebaiknya anda mencentang checkbox ‘Hanya untuk cetak PO’ ini.

Ya. Opsi Pembelian Lain-lain yang ada pada modul Purchase Invoice memang demikian maksudnya. Baik apabila transaksi pembelian dengan PO atau tanpa PO, kalau anda hanya ingin input transaksi yang tidak berkaitan dengan barang dagang atau barang persediaan, maka gunakan opsi ini sehingga anda tidak perlu membuatkan Kode Barangnya.

Tidak. Setiap transaksi pembelian yang diinput melalui modul Purchase Invoice hanya bisa atas 1 PO.

Bisa. Artinya PO bisa dilakukan penerimaan barang secara bertahap melalui lebih dari satu Purchase Invoice.

Bisa. Fasilitas untuk ini tersedia pada modul Purchase Invoice. Biaya-biaya impor misalnya bisa dibebankan ke Persediaan sehingga nantinya HPPnya telah mencakup biaya-biaya tersebut.

Bisa. Fasilitas untuk ini tersedia pada modul Purchase Invoice.

Ya. Demikianlah halnya apabila transaksinya atas barang persediaan. Apabila transaksinya atas barang bukan persediaan, maka user bisa memilih apakah akan langsung dipotongkan ke akun pembeliannya atau masuk ke akun Potongan Pembelian.

Ya. Item Discount berlaku untuk barang bersangkutan dan langsung dipotongkan ke akun persediaan atau akun pembeliannya. Total Discount berlaku proporsional untuk masing-masing barang. Total Discount untuk transaksi yang berupa barang persediaan akan memotong nilai persediaannya, sedangkan untuk transaksi atas barang non persediaan bisa dipilih apakah akan dipotongkan ke akun pembeliannya atau masuk ke akun Potongan Pembelian.

Ya. Tetapi tidak bisa kombinasi, harus salah satunya persentase atau nominal.

Ya. Baik Item Discount maupun Total Discount bisa dalam bentuk bertingkat misalnya 25+2,5%.

Bisa.

Accpro akan membuatkan jurnal untuk setiap transaksi yang ada jurnalnya. Kalau jurnalnya menyangkut Hutang Usaha, program perlu tahu manakah akun Hutang Usahanya, akun yang kita beritahukan kepada program inilah yang disebut akun default Hutang Usaha. Selain membuatkan jurnalnya, program juga akan mengupdate buku pembantu Hutangnya misalnya Kartu Hutang dan Laporan Umur Hutang. Kalau kita menggunakan akun ini untuk baris jurnal yang kita buat sendiri, maka yang terupdate hanya saldo akun tersebut pada buku besar, sementara kartu hutangnya tidak. Akibatnya akan tidak sinkron antara saldo akun tersebut dengan buku pembantu hutang. Apabila anda mempunyai akun Hutang yang tidak merupakan akun default, anda bebas menggunakannya untuk baris jurnal manual karena tidak ada buku pembantu hutangnya.

Sepanjang anda memahami apa yang anda lakukan dan urgensi serta pengaruhnya, Accpro menyediakan ‘privillege’ untuk user dengan level Administrator untuk melakukan hal ini. Misalnya anda ingin menyamakan saldo akun Hutang dengan Kartu Hutangnya, terutama pada saat awal pemakaian Accpro, bisa jadi setelah dirinci Invoice-invoice yang masih outstanding ternyata totalnya tidak sama persis atau berbeda dengan saldo awal akun Hutang Usaha yang diakibatkan kurang akuratnya pencatatan waktu masih manual atau menggunakan aplikasi sebelumnya. Agar bisa melakukan hal ini, maka masuklah ke menu File > Setup User, cari user dengan level Administrator yang anda ingin berikan ‘privillege’ ini, kemudian centang checkbox ‘User ini diberikan akses untuk menggunakan akun Default Hutang, Piutang, Persediaan sebagai baris jurnal manual pada modul Jurnal Transaksi’.

Ya. Caranya sangat mudah, anda tinggal masuk ke menu Daftar > Daftar PPN Masukan, pilih transaksi-transaksi yang akan diekspor PPN Masukannya ke CSV. CSV yang dihasilkan siap untuk diimpor melalui program eFaktur dari Dirjen Pajak tanpa perlu diedit lagi.

Ada. Seperti PPN Masukan, Retur PPN Masukan juga bisa diekspor ke CSV, masuk ke menu Daftar > Daftar Retur PPN Masukan, pilih transaksi-transaksi yang akan diekspor Retur PPN Masukannya ke CSV. CSV yang dihasilkan siap untuk diimpor melalui program eFaktur dari Dirjen Pajak tanpa perlu diedit lagi.

Ya. Apabila anda hanya ingin mendebit hutang supplier atas Invoice tertentu tanpa ada retur pembeliannya, maka anda bisa masuk ke menu Transaksi > Credit Note / Debit Note > Debit Note atas Hutang Customer.

Ya. Semua varian Accpro yang ada modul DOnya yaitu Trada, Strada dan Spectra mengakomodasi Sales Invoice atas lebih dari satu DO (Surat Jalan)

Tidak. Dimungkinkan penjualan dengan atau tanpa SO. Anda bisa input SOnya dulu, kemudian pada transaksi penjualan (bisa melalui modul Delivery Order lebih dulu atau kalau tanpa DO langsung melalui modul Sales Invoice) tinggal panggil (memilih) SOnya, tetapi bisa juga input DO atau Sales Invoice tanpa SO.

Accpro mengakomodasi keduanya. Bisa didahului DO ataupun tidak. Opsi Penjualan Langsung pada modul Sales Invoice digunakan untuk penjualan tanpa DO.

Apabila transaksi SO berupa barang non persediaan atau jasa maka dengan menggunakan opsi ini, anda tidak perlu membuatkan Kode Barang untuknya, anda bebas mengetikkan deskripsi barangnya. Kode Barang hanya diperlukan untuk barang yang perlu kita kontrol stocknya dalam hal ini adalah barang persediaan.

Untuk penjualan tanpa DO, maka anda bisa menggunakan opsi ini apabila transaksinya atas barang-barang non persediaan atau jasa sehingga anda tidak perlu membuatkan Kode Barang untuk barang-barang yang demikian.

Tidak. Setiap transaksi penjualan baik yang didahului dengan DO atau langsung melalui modul Sales Invoice hanya bisa atas 1 SO.

Bisa. Artinya SO bisa dibuatkan DO atau bisa juga langsung melalui modul Sales Invoice lebih dari satu kali sepanjang Qty pada SOnya masih tersedia.

Ya. Item Discount berlaku untuk barang bersangkutan dan langsung dipotongkan ke akun penjualannya. Total Discount berlaku proporsional untuk masing-masing barang dan akan masuk ke akun Potongan Penjualan.

Ya. Tetapi tidak bisa kombinasi, harus salah satunya persentase atau nominal.

Ya. Baik Item Discount maupun Total Discount bisa dalam bentuk bertingkat misalnya 25+2,5%.

Bisa.

Accpro akan membuatkan jurnal untuk setiap transaksi yang ada jurnalnya. Kalau jurnalnya menyangkut Piutang Usaha, program perlu tahu manakah akun Piutang Usahanya, akun yang kita beritahukan kepada program inilah yang disebut akun default Piutang Usaha. Selain membuatkan jurnalnya, program juga akan mengupdate buku pembantu Piutangnya misalnya Kartu Piutang dan Laporan Umur Piutang. Kalau kita menggunakan akun ini untuk baris jurnal yang kita buat sendiri, maka yang terupdate hanya saldo akun tersebut pada buku besar, sementara kartu piutangnya tidak. Akibatnya akan tidak sinkron antara saldo akun tersebut dengan buku pembantu piutang. Apabila anda mempunyai akun Piutang yang bukan akun default, anda bebas menggunakannya untuk baris jurnal manual karena tidak ada buku pembatu piutangnya.

Sepanjang anda memahami apa yang anda lakukan dan urgensi serta pengaruhnya, Accpro menyediakan ‘privillege’ untuk user dengan level Administrator untuk melakukan hal ini. Misalnya anda ingin menyamakan saldo akun Piutang dengan Kartu Piutangnya, terutama pada saat awal pemakaian Accpro, bisa jadi setelah dirinci Invoice-invoice yang masih outstanding ternyata totalnya tidak sama persis atau berbeda dengan saldo awal akun Piutang Usaha yang diakibatkan kurang akuratnya pencatatan waktu masih manual atau menggunakan aplikasi sebelumnya. Agar bisa melakukan hal ini, maka masuklah ke menu File > Setup User, cari user dengan level Administrator yang anda ingin berikan ‘privillege’ ini, kemudian centang checkbox ‘User ini diberikan akses untuk menggunakan akun Default Hutang, Piutang, Persediaan sebagai baris jurnal manual pada modul Jurnal Transaksi’.

Bisa. Ada opsi untuk ini pada modul Sales Invoice.

Ya. Caranya sangat mudah, anda tinggal masuk ke menu Daftar > Daftar PPN Keluaran, pilih transaksi-transaksi yang akan diekspor PPN Keluarannya ke CSV. CSV yang dihasilkan siap untuk diimpor melalui program eFaktur dari Dirjen Pajak tanpa perlu diedit lagi.

Ada. Seperti PPN Keluaran, Retur PPN Keluaran juga bisa diekspor ke CSV, masuk ke menu Daftar > Daftar Retur PPN Keluaran, pilih transaksi-transaksi yang akan diekspor Retur PPN Keluarannya ke CSV. CSV yang dihasilkan siap untuk diimpor melalui program eFaktur dari Dirjen Pajak tanpa perlu diedit lagi.

Ya. Apabila anda hanya ingin mengkredit piutang customer atas Invoice tertentu tanpa ada retur barangnya, maka anda bisa masuk ke menu Transaksi > Credit Note / Debit Note > Credit Note atas Piutang Customer.

Ada. Agar ada warning untuk customer yang melampaui Credit Limit, anda harus mengandalkan modul SO, karena kalau langsung melalui modul DO (tanpa SO) belum diketahui nilai transaksinya. Jadi pembatasan yang bisa dilakukan adalah tidak bisa buat SO kalau customer melebihi credit limitnya. Kalau anda ingin ada pembatasan pada saat buat Sales Invoice, maka ini hanya berlaku untuk Sales Invoice tanpa SO dan DO. Jelasnya begini : untuk Sales Invoice tanpa DO (penjualan langsung) yang ada SOnya tentunya sudah dibatasi pada saat buat SOnya, kalau sampai diloloskan tentunya tidak perlu lagi dibatasi pada saat buat Sales Invoicenya. Sedangkan kalau Sales Invoice tanpa SO yang telah dibuat DOnya (sementara DO belum diketahui nilainya), maka kalau diberikan warning pada saat buat Sales Invoice artinya ini adalah warning yang telat, lalu apakah DOnya tidak perlu dibuatkan Invoicenya, kalau tidak, berarti DOnya harus dihapus. Ini bukan prosedur yang baik.

Semua hutang yang timbul atas transaksi yang diinput melalui modul Purchase Invoice atau Credit Note atau Saldo Awal Hutang, maka pembayaran atau pelunasannya adalah melalui modul Pengeluaran Kas /Bank dengan memilih jenis transaksi PV – Pelunasan Hutang Usaha.

Semua transaksi pengeluaran kas / bank yang tidak terkait hutang yang timbul atas transaksi yang diinput melalui modul Purchase Invoice atau Credit Note atau Saldo Awal Hutang, penginputannya adalah melalui modul Pengeluaran Kas / Bank dengan memilih jenis transaksinya BO – Pengeluaran Kas / Bank bukan Hutang Usaha.

Semua piutang yang timbul atas transaksi yang diinput melalui modul Sales Invoice atau Debit Note atau Saldo Awal Piutang, maka pembayaran atau pelunasannya adalah melalui modul Penerimaan Kas /Bank dengan memilih jenis transaksi RV – Pelunasan Piutang Usaha.

Semua transaksi penerimaan kas / bank yang tidak terkait piutang yang timbul atas transaksi yang diinput melalui modul Sales Invoice atau Debit Note atau Saldo Awal Piutang, penginputannya adalah melalui modul Penerimaan Kas / Bank dengan memilih jenis transaksinya BI – Penerimaan Kas / Bank bukan Piutang Usaha.

Bisa. Inilah yang kami maksudkan dengan multi payment, baik Invoice yang terkait hutang ataupun piutang bisa dilunasi tidak sekaligus pelunasannya, tetapi masih bisa dipanggil untuk dilunasi pada transaksi pengeluaran kas / bank atau penerimaan kas / bank berikutnya.

Bisa. Baik pengeluaran kas / bank maupun penerimaan kas / bank mengakomodasi pelunasan atas lebih dari satu invoice dalam satu kali transaksi baik itu berupa tunai, cek/giro ataupun transfer.

Tidak. Kekurangan atau kelebihan pembayaran bisa langsung anda bebankan atau alokasikan pada akun tertentu, apakah berupa biaya atau pendapatan, misalnya biaya administrasi bank, dll. Dalam hal ini, anda bisa menambahkan sendiri baris jurnalnya.

Program akan menghitungkan laba atau rugi selisih kursnya dan akan otomatis membuatkan baris jurnalnya.

Accpro menyediakan fasilitas rekonsiliasi bank sebagai alat bantu untuk cross check dengan rekening koran. Fasilitas ini tersedia melalui menu Transaksi > Rekonsiliasi Bank. Kalau anda tidak ingin memanfaatkan fasilitas ini, anda juga bisa melakukan pengecekan memanfaatkan Laporan Ledger atas akun Bank bersangkutan atau Buku Kas / Bank (menu Laporan > Kas / Bank > Buku Kas /Bank) untuk akun Bank bersangkutan. Kalau anda ingin memanfaatkan fasilitas Rekonsiliasi Bank, maka lakukanlah secara konsisten dan berkesinambungan, artinya pada setiap akhir periode buatlah proses Rekonsiliasi Banknya, supaya jejak rekonsiliasinya tercatat periode per periode pada database. Kalau anda tidak melakukan rekonsiliasi dalam jangka lama, suatu saat anda ingin memanfaatkan modul ini maka anda harus melakukan rekonsialiasi dari periode terakhir anda pernah melakukan rekonsiliasi karena jejaknya belum tercatat pada database. Jadi intinya adalah modul Rekonsiliasi tidak wajib anda gunakan, tetapi kalau anda ingin memanfaatkannya lakukanlah dari awal pemakaian Accpro secara konsisten periode per periode.

Kalau anda ingin mengkredit piutang customer atau mendebit hutang supplier atau sebaliknya sementara tidak ada dana yang diterima atau dikeluarkan dan juga tidak ada barang yang diretur, maka itulah fungsinya modul Credit Note / Debit yang ada pada Accpro. Modul ini ada pada menu Transaksi > Credit Note / Debit Note, kemudian pilih sub menu yang relevan dengan maksud anda.

Ada 2 pilihan yaitu FIFO dan Average. Anda tidak perlu ragu menggunakan metode FIFO, karena Accpro akan selalu menghitung ulang HPP apabila ada transaksi menyangkut persediaan yang tidak diinput sesuai kronologisnya dan itu berlaku baik apakah anda menggunakan metode FIFO atau Average. Perlu diketahui tidak semua software akuntansi bisa mengantisipasi dan mengakomodasi hal ini. Jadi paradigma bahwa metode FIFO lebih merepotkan tidak berlaku jika anda menggunakan Accpro. Malah kami merekomendasikan anda untuk memilih metode FIFO.

Tidak. Sampai saat ini kami belum mengakomodasi stock bisa negatif. Ini terkait dengan perhitungan HPP. Kalau stock negatif lalu bagaimana HPPnya ? Agar tidak membingungkan, bahkan mungkin dikira program salah dalam menghitung HPP, maka kami tidak mengakomodasi stock bisa negatif.

Bisa. Setiap barang persediaan dimungkinkan ditransaksikan sampai dengan 3 jenis satuan, salah satunya akan menjadi Satuan Inventory.

Ini terkait dengan fasilitas Multi Satuan. Ada yang mengistilahkannya dengan Satuan Dasar. Satuan Inventory kami maksudkan sebagai satuan terkecil diantara satuan-satuan yang akan dipakai barang tertentu dalam transaksinya. Agar barang tersebut bisa ditentukan stocknya tentunya pengukurannya menurut satuan terkecilnya.

Bisa. Untuk hal ini aktifkan dulu fiturnya melalui menu File > Setup Preferensi. Pada tab Profil centang checkbox ‘Kuantitas barang pada transaksi bisa dalam bentuk pecahan x digit desimal’, dimana x bisa anda set sampai 3 digit desimal.

Tidak. Semua varian Accpro baik versi UKM maupun versi Premium tidak ada pembatasan jumlah barang yang bisa diinput. Oleh karena itu walaupun dilabeli dengan versi UKM, itu hanya menyangkut harga softwarenya, tidak ada pembatasan apapun kecuali tidak adanya fasilitas dan modul tertentu pada versi UKM. Jadi versi UKM juga cocok untuk perusahaan besar.

Ada. Terutama menyangkut inquiry dan laporan, ada cara agar inquiry dan laporan tersebut tidak menampilkan HPP untuk user yang dibatasi aksesnya. Masuk ke menu File > Setup User, cari user yang bersangkutan, kemudian centang checkbox ‘Jangan tampilkan (sembunyikan) Harga Pokok Penjualan pada Laporan (Inquiry) tertentu’.

Inquiry kami maksudkan sebagai versi ringkas dari laporan, tidak sedetail laporan, umumnya ditampilkan dalam bentuk tabel. Inquiry bisa diakses melalui menu Daftar.

Bisa. Melalui menu Master Data > Set Harga Jual, anda bisa melakukan set harga jual baik secara individual atau secara massal. Masing-masing barang bisa diset harganya menurut masing-masing satuannya. Tersedia sampai dengan 5 skema harga jual. Masing-masing customer atau grup customer bisa dikenakan skema harga jual tertentu. Kalau suatu customer dikenakan skema harga jual tertentu, maka untuk customer tersebut berlaku harga dalam skema harga jual tersebut untuk semua barang yang diset harga jualnya.

Ini terkait dengan DO (Surat Jalan). Kalau anda mempunyai transaksi DO yang berbeda tanggal transaksinya dengan Sales Invoicenya terutama kalau berbeda periodenya, sebaiknya anda memilih preferensi sistem menyangkut Posting HPP pada DO (Surat Jalan) mengacu ke Persediaan dalam Perjalanan bukan ke Harga Pokok Penjualan. Mengapa ? Akun yang anda tetapkan sebagai akun default Persediaan dalam Perjalanan pastilah akun aktiva dengan sub kategorinya adalah Persediaan, sedangkan akun Harga Pokok Penjualan pastilah akun biaya. Kalau DO dan Invoice berbeda periodenya, maka kalau diposting ke Harga Pokok Penjualan akan terkesan rugi pada periode dimana DO diterbitkan sedangkan pada periode dimana Sales Invoice diterbitkan akan terkesan laba terutama kalau nilai transaksinya cukup besar. Dengan memilih postingnya ke Persediaan dalam Perjalanan, maka pada saat Invoice diterbitkan baru program akan menjurnal ke Harga Pokok Penjualan dengan mengkredit Persediaan dalam Perjalanan yang didebit pada saat DO diterbitkan.

Modul Stock Opname berguna apabila anda perlu melakukan penyesuaian stock yang relatif menyeluruh atas barang persediaan yang ada, biasanya atas dasar stock opname atau stock taking yang telah dilakukan.

Apabila anda hanya bermaksud melakukan penyesuaian stock atas satu atau beberapa item barang maka lebih tepat menggunakan modul Stock Adjustment.

Kalau anda perlu melakukan proses manufaktur sederhana, maka anda bisa menggunakan modul Assembling ini. Modul ini digunakan untuk menghasilkan barang tertentu dari satu atau lebih barang lainnya. Anda bahkan bisa memasukkan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan barang tersebut untuk dikreditkan menjadi bagian HPP barang yang dihasilkan. Ini bukan berarti anda tidak perlu membuat jurnal pengeluaran biaya-biaya tersebut. Ingat ! Disini biaya-biaya tersebut dikreditkan, pendebitannya harus anda lakukan melalui modul Pengeluaran Kas / Bank.

Bedanya adalah Job Order bisa untuk transaksi produksi barang yang tidak langsung selesai dalam satu kesempatan, pemakaian bahan baku dan biaya bisa diinput bertahap tergantung tanggal pemakaiannya. Selama proses produksi belum selesai, maka akan ditampung pada akun WIP (Work In Process), setelah proses produksi selesai baru menghasilkan barang jadi. Perbedaan lainnya adalah Job Order bisa menghasilkan lebih dari satu barang, yang masing-masing barang harus ditentukan persentase pengalokasian costnya. Sama halnya dengan Assembling, biaya-biaya yang diinput di sini akan dikreditkan menjadi bagian HPP barang jadi nantinya. Jadi anda harus tetap membuat jurnal pendebitan biaya-biaya tersebut melalui modul Pengeluaran Kas / Bank.

Ya. Karena ini terkait dengan fitur multi gudang, maka modul ini hanya tersedia pada varian Accpro Spectra.

Ya. Modul ini hanya ada pada varian Accpro Spectra.

Ya. Modul dan fasilitas ini hanya tersedia pada varian Accpro Spectra. Anda bisa mengontrol stock barang yang telah dititipkan sebagai konsinyasi pada masing-masing Consignee. Tidak perlu membuatkan gudang untuk masing-masing Consignee. Pengiriman barang ke Consignee tetap melalui modul Surat Jalan dengan dicentang checkbox ‘Konsinyasi’ bukan melalui modul Stock Adjustment dengan harus dibuatkan gudang untuk masing-masing Consignee.

Ya. Dimungkinkan membuat akun General (induk) selain akun Detail (anak). Dengan demikian akun-akun dengan induk yang sama dapat dilihat akumulasi saldonya pada Buku Besar.

Anda perlu membuat jurnal penyesuaian sendiri terutama pada akhir periode. Untuk varian Accpro yang tidak memiliki modul Fixed Asset, jurnal depresiasi Fixed Asset bisa anda jurnal sendiri. Demikian juga untuk varian Accpro yang memiliki modul Fixed Asset, kalau anda tidak ingin menggunakannya karena alasan tertentu, maka anda bisa menjurnalnya sendiri.

Tidak. Setiap transaksi yang dibuatkan jurnalnya atau jurnal yang anda buat sendiri akan otomatis diposting oleh program sehingga laporan keuangan bisa terupdate dan bisa dilihat setiap saat tanpa perlu menunggu akhir bulan menunggu diposting.

Bisa. Walaupun pada software yang terintegrasi seperti Accpro, informasi piutang atau hutang masing-masing customer atau supplier dapat dilihat pada buku pembantunya yaitu Kartu Piutang atau Kartu Hutang, kalau anda mengehendakinya, Accpro mengakomodasi hal ini. Umumnya software akuntansi yang ada tidak mengakomodasi hal ini. Fasilitas ini juga berguna kalau anda ingin mempunyai tidak hanya satu akun Piutang dan satu akun Hutang pada Chart of Account, tetapi customer atau supplier dengan karakteristik atau grup tertentu dibedakan akun Piutang atau akun Hutangnya. Tetapi kalau tidak ada urgensinya, sebaiknya anda tidak perlu membreakdown akun piutang atau hutang pada Chart of Account menurut masing-masing customer atau supplier, karena konskwensinya apabila ada customer atau supplier baru, anda harus membuatkan akun untuknya. Berbeda dengan software yang berupa G/L semata, mau tidak mau anda harus membreakdownnya karena informasi menyangkut piutang customer atau hutang supplier tertentu semata-mata informasinya hanya melalu buku besar.

Ada. Walaupun sebenarnya neraca percobaan tidak terlalu dibutuhkan untuk pembukuan yang sudah terkomputerisasi karena gunanya hanya sebagai alat bantu untuk menyusun neraca pada pembukuan yang masih manual, Accpro tetap menyediakannya.

Ada. Accpro menyediakan laporan arus kas atau cash flow.

Varian Accpro yang mempunyai fasilitas multi currency yaitu Accpro Spectra mempunyai modul dan fasilitas untuk melakukan Revaluasi Valuta asing.

Pada saat membuka periode baru melalui menu Utilitas > Proses Awal Bulan, program akan menawarkan untuk juga membuatkan jurnal revaluasi valuta asing. Kalau anda mencentang checkbox ‘Lakukan Revaluasi Valuta Asing’, program akan membuatkan jurnalnya pada periode sebelumnya.

Akun-akun yang berupa akun Hutang, Piutang dan Kas/Bank dalam valuta asing akan dibuatkan jurnal revaluasinya oleh program. Untuk selanjutnya transaksi terkait Hutang dan Piutang atas Invoice-invoice yang telah direvaluasi pada periode setelah dilakukannya revaluasi akan mengacu pada kurs revaluasi, tidak lagi mengacu pada kurs transaksinya.

Bisa. Program akan otomatis mengupdate jurnal revaluasi yang telah dibuatkannya pada periode atau periode-periode setelahnya.

Bisa. Anda bisa melakukan revaluasi melalui menu Utilitas > Revaluasi Valuta Asing. Klik New untuk membuat transaksi revaluasinya.

Bisa. Tetapi hanya sepanjang belum ada transaksi pelunasan atas Invoice-invoice yang telah direvaluasi pada periode setelahnya. Apabila telah ada pelunasannya, maka revaluasinya tidak bisa dihapus lagi kecuali pelunasannya dihapus lebih dulu.

Metode Garis Lurus (Straight Line), Saldo Menurun (Double Declining) dan tidak didepresiasi (No Depreciation).

Input data FA ke Master Fixed Asset tidak otomatis membuat transaksi pembelian, pun tidak otomatis menjurnal. Apabila asset tersebut dibelinya diatas periode awal pemakaian Accpro, maka anda harus input transaksi pembeliannya sendiri apakah melalui modul Purchase Invoice atau hanya melalui modul Pengeluaran Kas / Bank. Apabila asset tersebut dibelinya sebelum awal pemakaian Accpro, maka harga perolehan dan akumulasi depresiasinya harus tercakup pada saldo awal akunnya.

Tidak. Fixed Asset dan Master Barang & Jasa adalah dua hal yang berbeda. Master Barang & Jasa essensinya adalah untuk input data barang dagang atau persediaan. Kalaupun anda ingin input data FA ke Master Barang & Jasa karena anda perlu input pembeliannya melalui modul Purchase Invoice sementara transaksinya memerlukan Kode Barang, maka jangan kategorikan sebagai barang Inventory tetapi sebagai Non Inventory. Lebih baik anda menggunakan opsi Pembelian Lain-lain sehingga anda tidak perlu membuatkan Kode Barang untuknya. Atau kalau tidak ada urgensinya diinput melalui modul Pembelian, sebaiknya anda input pembeliannya sebagai Pengeluaran Kas / Bank.

Pada saat membuka periode baru melalui Proses Awal Bulan, program akan menawarkan untuk juga melakukan depresiasi Fixed Asset yang ada. Kalau anda mencentang checkbox ‘Buat Jurnal Penyusutan Fixed Asset’, maka program akan membuatkan jurnal depresiasi untuk periode sebelumnya.

Dalam kasus seperti ini, maka anda bisa melakukan depresiasi FA melalui menu Daftar > Daftar Fixed Asset > Depresiasi Fixed Asset. Lakukan depresiasi dari periode awal dimulainya depresiasi FA tersebut sampai periode sebelum bulan berjalan. Depresiasi periode bulan berjalan sendiri bisa anda lakukan nanti pada saat anda membuka periode berikutnya. Untuk setiap periode, pilih asset yang akan dilakukan depresiasi, pastikan kolom Proses tercentang. Asset lain yang kolom Prosesnya dalam keadaan tercentang, anda biarkan saja, jangan diuncheck, kalau diuncheck artinya malah akan menghapus depresiasi asset tersebut pada periode tersebut. Kalau asset yang ingin didepresiasi lebih dari satu, gunakan tombol Select All, program akan mencentang kolom Proses untuk asset yang masih bisa didepresiasi, sedangkan yang tidak didepresiasi atau depresiasinya sudah selesai atau suspended akan dibiarkan tidak tercentang. Selanjutnya klik tombol Proses.

Harus diketahui, jurnal depresiasi yang dibuat sendiri melalui modul Jurnal Transaksi tidak akan mengupdate nilai buku pada Master Fixed Asset, sebaliknya jurnal depresiasi yang dibuatkan oleh program akan mengupdate nilai buku pada Master Fixed Asset. Kalau anda ingin membuat jurnal depresiasi sendiri, maka harus ada alasannya. Misalnya untuk asset tersebut untuk seterusnya akan anda jurnal sendiri depresiasinya, untuk itu asset tersebut harus disuspend agar sistem tidak lagi membuatkan depresiasinya, untuk itu masuk ke Master Fixed Asset, cari asset bersangkutan kemudian centang checkbox Suspended. Alasan lain : anda terlambat input data Fixed Asset yang awal depresiasinya di bawah bulan berjalan ke Master Fixed Asset. Untuk depresiasi sampai dengan sebelum bulan berjalan, anda ingin buatkan jurnal depresiasinya sendiri. Ini dimungkinkan tetapi pada saat input datanya ke Master Fixed Asset, maka pastikan anda mengisikan Last Depreciationnya dengan tanggal terakhir anda melakukan depresiasi manual, supaya jangan sampai nantinya depresiasinya dobel karena sistem juga akan melakukan depresiasinya tanpa mengetahui bahwa asset tersebut sudah didepresiasi secara manual. Hal ini bisa terjadi bila suatu saat anda menggunakan modul Daftar > Daftar Fixed Asset > Depresiasi Fixed Asset, kemudian klik Select All, maka semua asset yang masih bisa didepresiasi dan tidak suspended dan last depreciationnya di bawah periode yang dipilih akan didepresiasi oleh program, ini akan mengakibatkan jurnal depresiasi dobel atas asset tersebut karena sudah ada buatkan sendiri jurnal depresiasinya.

Betul. Jurnal terkait Fixed Asset apapun apakah penjualan FA, penghapusan FA yang anda buat sendiri tidak akan diketahui oleh Master Fixed Asset sehingga nilai bukunya tidak terpengaruh, kalau anda ingin melakukan hal itu maka sebaiknya asset tersebut disuspend. Accpro sudah mempunyai fasilitas penjualan FA, penghapusan FA, gunakan fasilitas ini untuk melakukannya. Caranya : masuk ke menu Daftar > Daftar Fixed Asset > Daftar Fixed Asset & History Transaksi. Hanya pembelian Fixed Asset yang harus anda jurnal sendiri (diinput melalui modul Purchase Invoice atau Pengeluaran Kas / Bank), program tidak akan membuatkan jurnal pembelian Fixed Asset.