Sejatinya Accpro Servitia bukanlah program G/L semata tetapi lebih luas dari itu karena mencakup juga modul Pembelian, Penjualan, Hutang (A/P), Piutang (A/R) dan Kas/Bank. Tetapi untuk yang hanya membutuhkan program G/L saja maka bisa menggunakan Accpro Servitia dengan mengabaikan modul-modul lainnya. Kalau anda hanya ingin menggunakan Accpro Servitia sebagai program G/L saja justru jadi semakin mudah pengoperasiannya. Hanya ada beberapa tahap yang harus dilakukan sampai siap digunakan sebagai program G/L.
Mudahnya setup Accpro Servitia sebagai program G/L
Setelah melakukan Setup Accpro Servitia maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
- Buat COA (Chart of Account) melalui menu Master Data > Chart of Account
- Input Saldo Awal G/L yaitu saldo awal COA melalui menu Master Data > Saldo Awal G/L
- Lakukan Set Saldo Awal G/L dengan mengklik tombol Set Saldo pada modul Saldo Awal G/L
- Buka periode awal melalui menu Utilitas > Proses Awal Bulan
- Input Jurnal Transaksinya melalui menu Transaksi > Jurnal G/L
Hanya sesimple itu, anda tidak perlu melakukan setup Account Default seperti halnya jika anda ingin menggunakan Accpro Servitia sebagai software akuntansi yang terintegrasi (tidak hanya sebagai program G/L saja), memang kekurangannya kalau hanya menggunakannya sebagai program G/L saja adalah anda tidak mempunyai laporan atau informasi yang menyangkut umur piutang atau umur hutang, juga anda tidak bisa memanfaatkan fasilitas ekspor PPN ke eFaktur karena fasilitas ini hanya bisa digunakan jika transaksinya diinput melalui modul Pembelian dan Penjualan. Tetapi anda tetap dapat mengetahui saldo hutang atau piutang dan mutasinya untuk masing-masing supplier atau customer melalui Buku Besar (G/L) dengan cara mau tidak mau anda harus menyediakan akun hutang dan piutangnya masing-masing di Chart of Account, sesuatu yang tidak perlu anda lakukan jika menggunakan Accpro Servitia sebagai program yang terintegrasi dimana anda cukup menyediakan masing-masing satu akun Hutang Usaha dan Piutang Usaha pada COA karena informasi menyangkut hutang supplier dan piutang customer dapat diperoleh melalui Laporan Hutang dan Laporan Piutang yang tidak akan anda dapatkan jika hanya menggunakan Accpro sebagai program G/L semata.
Accpro Servitia sebagai program G/L mudah dan fleksibel.
Menggunakan Accpro Servitia hanya sebagai program G/L saja membuat anda lebih fleksibel dalam input Jurnal Transaksi karena tidak ada pembatasan anda tidak boleh menggunakan akun default hutang atau akun default piutang karena memang tidak ada dan tidak perlu menentukan akun default hutang atau piutang seperti halnya jika anda perlu menggunakan modul Pembelian dan Penjualan.
Kalau anda hanya ingin menggunakan Accpro Servitia sebagai program G/L saja hanya langkah-langkah di atas yang perlu anda lakukan, kalau nantinya tanggal komputer telah masuk pada periode berikutnya dan anda perlu melakukan input jurnal untuk periode baru maka cukup lakukan proses awal bulan seperti yang dilakukan pada langkah 4 di atas. Anda bahkan tidak perlu melakukan proses tutup buku dan anda tetap dapat input jurnal untuk periode sebelumnya. Pada Accpro Servitia proses tutup buku hanya perlu dilakukan jika anda tidak ingin lagi ada yang melakukan input atau edit transaksi pada periode tertentu, jadi proses tutup buku hanya digunakan jika anda ingin menonaktifkan periode tertentu agar tidak ada perubahan lagi pada periode tersebut, bahkan anda dapat mengaktifkannya lagi jika suatu saat perlu melakukan penambahan atau pengeditan pada periode bersangkutan. Apa yang dilakukan software akuntansi pada umumnya pada proses tutup buku dilakukan oleh Accpro Servitia pada saat anda membuka periode baru melalui Proses Awal Bulan. Keharusan melakukan tutup buku baru bisa melakukan input transaksi pada periode baru hanya diperlukan untuk program akuntansi yang setelah dilakukan tutup buku tidak bisa lagi melakukan input untuk periode sebelumnya, Accpro Servitia dibuat sangat fleksibel, program akan melakukan hitung ulang saldo G/L atau COA secara otomatis sampai pada bulan berjalan jika anda melakukan pengeditan dan penambahan transaksi atau jurnal pada periode sebelumnya, jadi tidak harus menunggu semua transaksi selesai diinput untuk periode tertentu baru dilakukan tutup buku dan baru bisa input transaksi atau jurnal untuk periode berikutnya dan setelah itu tidak bisa lagi melakukan input atau pengeditan pada periode sebelumnya.
Memang dalam hal ini harus konsisten, kalau anda hanya ingin menggunakan Accpro Servitia hanya sebagai program G/L, jangan kemudian anda ingin menggunakan modul Pembelian dan Penjualan karena ini berarti anda harus menentukan akun default Hutang Usaha dan Piutang Usaha dan ini berarti anda tidak bisa menggunakan akun default ini untuk jurnal manual karena jurnalnya akan dibuatkan oleh program, selain itu dengan menggunakan modul Pembelian dan Penjualan maka hutang atau piutang yang timbul akan muncul di Laporan Hutang dan Laporan Piutang sedangkan yang sebelumnya hanya dijurnal manual tidak akan muncul di kedua laporan ini. Tetapi selain hanya menggunakan modul Jurnal G/L anda bisa mengkombinasikannya dengan menggunakan modul Kas/Bank yaitu Penerimaan Kas/Bank dan Pengeluaran Kas/Bank.
Karena hanya menggunakan modul Jurnal G/L (dan Penerimaan Kas/Bank serta Pengeluaran Kas/Bank), maka agar jurnalnya lebih informatif mungkin anda ingin mengaktifkan fitur “Bisa mengisi keterangan untuk setiap baris (ayat) jurnal” melalui menu Master Data > Setup Preferensi pada tab Fitur. Ini gunanya agar anda dapat memberikan keterangan tambahan untuk setiap baris jurnal transaksi ketimbang hanya satu keterangan tunggal untuk keseluruhan jurnal.
Karena hanya digunakan sebagai program G/L maka anda tidak perlu input data Supplier dan Customer, memang pada saat input Jurnal G/L, ada field untuk menentukan kontaknya yang bisa berupa Supplier, Customer atau Others, tetapi karena anda tidak menggunakan modul Pembelian dan Penjualan maka anda cukup membiarkan kontaknya sebagai Others dan menentukan kontaknya sebagai <N/A>, ini artinya kontak tidak ingin ditentukan. Boleh juga kalau anda ingin input Supplier dan Customer tetapi ini tidak benar-benar diperlukan jika anda hanya menggunakan modul G/L saja.
Accpro Servitia sebagai program G/L bisa untuk perusahaan jasa, dagang dan usaha lainnya.
Memang Accpro Servitia adalah software yang terintegrasi untuk perusahaan jasa karena Accpro Servitia tidak mempunyai modul Persediaan (Inventory), tetapi kalau anda hanya ingin menggunakan Accpro Servitia sebagai program G/L saja maka itu tidak terbatas apakah itu perusahaan jasa atau dagang atau bidang usaha lainnya. Yang penting COAnya anda sesuaikan untuk kebutuhan bidang usaha anda, kalau perusahaan dagang mungkin perlu ada akun Persediaan, HPP dan sebagainya.
Jadi kalau anda adalah konsultan dalam bidang akuntansi, anda bisa menggunakan Accpro Servitia jika anda hanya ingin menggunakannya sebagai program G/L untuk menghasilkan laporan keuangan untuk keperluan client anda. Bagusnya lagi Accpro Servitia adalah software akuntansi dengan fasilitas multi company, jadi anda bisa membuat berapapun database, masing-masing database untuk masing-masing perusahaan.